如何科学编制采购文件

2017年08月15日 09:16 来源:中国政府采购报打印

    ——中国银联体检服务采购项目案例分享

■ 程亮 孙大同

采购文件的质量直接关乎采购项目成败。如采购需求不明确,导致采购过程无法继续;评审标准不够客观,导致采购结果遭到供应商的质疑等。笔者结合中国银联体检服务采购项目,就如何编制出科学、合理、严谨的采购文件作粗浅的探讨。

采购需求应完整、明确、合规

采购需求是采购活动的源头,是采购文件编制的重要依据。采购需求应当充分反映实际需求,力求完整、明确、合规,表述清晰、准确。

采购需求的完整性是保证项目采购质量的关键,有利于缩短供应商对采购需求的响应时间,节约沟通过程中的人力成本和时间成本。如果采购需求内容不全面,会给后续采购工作留下很多隐患。同样的,编制采购需求要遵守严谨的原则。首先,需求内容应尽量详尽、可量化,避免使用笼统的表述,用词要准确、清晰,尤其是技术条款和服务条款的表述,更应保证严谨性。其次,需求内容应力求统一,避免前后矛盾、模棱两可,导致供应商理解不一致,从而影响采购工作的正常开展。

从银联体检项目来看,在编写采购需求时,我们将采购需求分为体检项目需求和体检服务两大部分。体检项目需求,按照行业标准细分为基础项目与自选项目;体检服务细分为检前服务、检中服务、检后服务以及其他服务四个类别,再按照实际需求将各个类别的服务要求具体化。检前服务要求主要包括预约服务、VIP服务、班车接送服务、体检专场日服务;检中服务主要包括体检中心医生、相关服务人员的服务水平及服务态度、投诉处理与改进、早餐服务;检后服务主要包括团体汇总分析报告及整体健康状况评估、中高级员工的关键指标复查以及陪诊服务、员工就诊预约绿色通道服务;其他服务主要包括服务场所环境、服务人员卫生安全等一系列服务需求。受益于完整、明确、合规的采购需求,供应商在谈判文件的响应阶段没有出现对于采购需求的误解等问题,保证了采购工作顺利按照采购计划实施。

科学设定评审标准

评审标准是采购文件的重要组成部分,是评标和定标的依据,其合理性直接关系到采购活动的质量和效益。实践中,因评审标准设置的不合理导致评审结果无法满足实际需要、落标供应商质疑评审结果等现象时有发生。更重要的是,评审标准一旦确定必须严格执行,不得随意改变,这就要求我们在编制采购文件时必须认真研究如何设置评审标准。

设置评审标准时,要充分考虑采购项目的国家政策、 需求标准、服务要求等内容。具体而言,一是评审标准必须符合国家相关法律规定。如,《政府采购法实施条例》第四十一条明确,评标委员会、竞争性谈判小组或者询价小组成员应当按照客观、公正、审慎的原则,根据采购文件规定的评审程序、评审方法和评审标准进行独立评审。采购文件内容违反国家有关强制性规定的,评标委员会、竞争性谈判小组或者询价小组应当停止评审并向采购人或者采购代理机构说明情况。第三十四条明确,招标文件中没有规定的评标标准不得作为评审的依据。即将于今年10月起实施的《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部第87号令)第十七条也明确规定,采购人、采购代理机构不得将投标人的注册资本、资产总额、营业收入、从业人员、利润、纳税额等规模条件作为资格要求或者评审因素,也不得通过将除进口货物以外的生产厂家授权、承诺、证明、背书等作为资格要求,对投标人实行差别待遇或者歧视待遇。这些都是设置评审标准的法律依据。二是应根据项目特点制定实现不同采购目标的评审标准。如,对于货物类项目,评审更加侧重货物的质量和价格,应加大这些因素的评分比重;对于服务类项目,评审更加侧重服务方案和服务团队,即相比价格,更关注供应商是否具备完成采购项目的服务能力。三是根据项目特点,将评审标准的分值设置逐一对应并合理分配,避免出现价格、技术、服务评审比例失衡现象。四是以客观事实为依据,尽量使用可量化的评分指标,减少评审委员会的自由裁量权,防止因评审专家个人喜好影响整个评审结果。

银联体检服务采购项目的评审标准从体检环境、商务与服务以及报价三个角度量化了供应商的服务能力。其中,体检环境占15分,商务与服务占60分,报价仅占25分。笔者认为,此类项目中,价格并不是最主要的评审标准,应当重点考察供应商提供的服务能力与服务质量。

注重采购合同的完整规范

采购合同是采购文件不可或缺的重要组成部分。合同条款如有漏洞,将导致后续合同履行无法执行,合同条款的法律约束力更是保障买卖双方权益的有效凭证。

在使用标准合同范本的前提下,如何提高合同条款的完整性是采购经理需要深思的问题。一方面,合同条款中要同时规定买卖双方的权利和义务,既不能遗漏买方应得的权益,也不能对卖方提出过于严苛的条款,实现双方的权责对等,体现采购合同的公平性;另一方面,合同条款应与采购文件及投标应答文件一一对应,这些内容都是合同履约验收的依据,如有遗漏将影响合同的履约执行。

为了保证体检服务采购合同的完整性,编制采购合同时,我们将谈判澄清确认书中供应商承诺的服务内容一一落实为具体的合同条款。例如,某体检中心现场谈判时承诺:CT、X光检查时,如甲方员工如有复诊需要,乙方提供免费出片1次/人/年。据调查,CT、X光出片的市场价格在30-50元/次,与此同时,结合上期体检的情况,实际出片量较大,这一合同条款的限制在保障供应商合理利润的同时,为采购人有效节约了成本。

     (作者单位:中国银联集中采购管理办公室)



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