荆门政府采购推行办公用品仓储式管理模式实践与探索

http://www.ccgp.gov.cn 2004-11-21 中国政府采购网

一、起因
1、办公用品为什么要实行仓储式管理
　　办公用品采购作为公务费支出的重要组成部分，在各级财政支出中占着相当大的比重，由于其采购品种众多，次数频繁，每次采购金额小，但有合计全年支出较大的特点，管理起来难度较大。目前几乎所有的地区都推行办公用品的定点采购管理模式。
　　此模式虽然解决了办公用品无序购买的问题，但也存在出一些问题：一是价格偏高，政府采购的管理部门在公开招标确定供应商时，通常考虑的是投标人的财务状况、经营状况、履约能力、投标报价等因素，综合考虑上述因素所确定的供应商无疑是一些实力较雄厚的企业，而这些供应商与个体经营的小业主比，虽然他们经营的品种较多，但经营成本要高得多，因此商品售价相应要高些。二是服务质量难以保证，由于办公用品需求量有限，政府采购管理部门在确定协议供应商时，不可能同时选择很多的供应商，否则会影响供应商投标的积极性，因此网点设置上不能满足要求。协议供应商从自身利益考虑，有选择的经营需求量大、周转快、利润高的商品，因而造成供应品种不全，有的供应商甚至会以劣充优牟取暴利。很显然，这些问题的存在是这种机制所带来的，靠改良现有的机制是不可能从根本上解决问题的，要解决上述问题，就必须对现有的管理模式进行改革，推行办公用品仓储式管理是解决问题的有效办法。
2、什么是办公用品仓储式管理模式
　　就是组建政府采购办公用品配送点（以下简称配送点）。即通过公开招标的方式，选定条件较好的商业企业，利用其资金、场地、人员、管理等方面的优势组建配送点，配送点负责采购机关所需办公用品的供应，由政府采购中心通过公开招标确定统一价格，具体经营活动委托给该配送点办理，经营活动的管理政府采购办参与而不干预，把关而不设卡。
　　办公用品的购、销、存实行电脑连网管理。
　　采购方式采用网上采购和实地采购两种方式。采购机关可凭采购办印制的《采购证》直接到配送点进行采购，也可以通过网上采购的方式进行采购。采购办建立专门的政府采购网，设办公用品网上采购栏。采购人能坐在办公室，通过查阅《分类表》找到所需商品的代码，然后在网上点击该代码即可看到一个图文并茂的画面，既有所需物品的实物照片，又有库存数量和价格，如果确认购买某件商品，可以在网上下订单，配送点将会按要求准时送货上门，采购人只需填写一份《采购证》即可得到所需的商品。

二、实施
1、发公告
　　将招标的主要内容通过市内的几大媒体进行宣传。招标公告将简要介绍标的、招标时间和地点、主要联系人等。
2、制定标书
　　标书是供应商响应的基础，且一旦公布具有法律效力，因此标书制作要遵守有一定的原则，即：全面性、真实性、最新性、易得性、易解性、合法性。招标书还包括这样几个内容：一是项目基本情况；二是招标要求；三是投标须知；四是合同书；五是合同条款；六是投标文件；七是投标附件及相关材料。
3、确定评标方案
　　此次招标采用的是百分制评分法。评标分钢笔类、纸品类、体乐类、计算器类、办公用品类、学生用品类进行评标，每类采用百分法，其中投标报价占50分，企业经济实力与履约能力占40分，质量服务承诺与保证措施占10分。每类取前三名进入第二轮。
4、组织评委
　　专门成立了由分管市长为组长、市财政局负责人、市纪委负责人为副组长、采购办等负责人为成员的办公用品配送点招标项目的领导小组和评标委员会。评标委员会成员有五名，随机在专家库中抽取，其中一名经济类人士、二名财会专家、一名律师、一名来自行政机关即采购人的财务科长。
5、举行公开招标大会
　　在公告和标书上规定的时间和地点进行公开招标。招标大会所有投标人都参加，并邀请新闻媒体的记者参加。开标大会有10项议程：一是介绍参加开标大会的投标人；二是宣布该项目的招标领导小组、评标委员会、公正、唱标、记录等人员名单；三是请各投标人就评标委员会组成人员有无需要回避的人员提出意见并陈述理由；四是宣布评标原则、定标标准、废标条件、评标步骤和方法；五是在公证人员的监督下，请各投标人查看其投标书的密封完整性并签字确认；六是公开开标；七是宣布各投标人的投标报价及主要投标数据；八是评标委员会退出大会会场，开始评标。各投标人在原地等候评标结果；九是复会，由首席评委公布评标委员会评标结果及推荐意见；十是公证人员宣读公证词。
6、实地考察
　　依据评标委员会的推荐报告，领导小组派专人到评标委员会推荐的供应商处进行实地考察，再将其地理位置、管理水平、经营能力等考察结果写成报告并会同推荐报告一并报领导小组审批。领导小组依据推荐报告和考察报告确定供应商。
7、签合同
　　采购办与中标供应商签合同，合同期为一年。
8、发中标公告
　　采购办将利用媒体发中标公告，中标公告上有中标供应商的营业地址、办公电话、法定代表人等基本情况。同时采购办将以文件形式把中标供应商的基本情况发给各采购人。

三、绩效
1、规范了采购的行为
　　办公用品采购实行仓储式管理后，由于办公用品供应渠道的单一，采购方式、付款方式的改变，从根本上杜绝了采购过程的腐败行为。供应渠道的单一性使得管理的源头减少，能集中人力强化管理；采购方式可直接采购，也可网上采购，既提高了工作效益，又堵塞了采购过程中可能出现的漏洞；付款方式由分散的现金支付转向国库集中支付，铲除了腐败滋生的土壤。
2、降低了行政成本
　　办公用品采购实行仓储式管理后，其规模效应必然带来低廉的采购价格。从而降低行政成本，提高财政资金的使用效益。此次招标确定的价格平均下降25%。
3、提高了服务质量
　　办公用品采购实行仓储式管理，一是网上采购，统一配送，解决了传统协议采购网点较少的矛盾，采购机关坐在办公室就能实现采购的目的；二是采购人的集中采购为供应商扩大经营范围提供了保障，从而可以有效克服传统协议采购中品种不全的问题，采购人不用出门就能购齐所有办公用品。
4、探索了政府采购实行国库集中支付的新途径
　　为促进政府采购与国库集中支付两大财政改革的“联姻”，办公用品实行仓储式管理，货款实行集中支付，从而较好地找到了一个政府采购与国库集中支付的载体或者结合点，因此具有一定的示范效应和推广意义。

四、完善
1、少数采购人对网上采购不熟悉，不愿接受这种新的采购模式，大多还是采购直接采购的模式；也有少数采购人的办事人员不会使用电脑，不是上网采购。网上采购还没有被所有采购人接受。也由于上网采购人数较少，配送点为了节省开支，减少了专门的配送人员，因此而降低了服务质量。这是我们今后应该加以完善的问题。
2、为了发挥规模效应，货源的组织可以集中委托采购中心统一向全国招标采购，取得较低廉的进价。
3、加强对配送点的监督管理，杜绝假冒伪劣商品，保证商品质量。
4、对《分类表》上的商品及时进行更新、补充价格信息。

版权声明：
1、凡本网刊登发布所有稿件、标讯和其他资讯，版权均属中国政府采购网所有。
2、任何媒体、网站或个人刊用本网站稿件、标讯或其他资讯，务经书面授权。违者本网将依法追究责任。
3、如本网转载稿涉及版权等问题，请作者在两周内速来电或来函与本网联系。