台州市采购办为切实加强对市级各单位部门采购活动的指导与监管，建立起部门特例采购备案制度，取得一定成效。具体做法是：
　　一是确定采购备案范围。凡列入政府集中采购目录的货物、工程和服务，以及目录以外按照政府采购限额标准规定应当纳入政府采购的各类货物、工程和服务，确因各单位特定情况需要，经批准采取部门自形采购形式的，不论金额大小，均列入备案范围。
　　二是明确备案内容。备案内容包括：1、采购项目情况，包括采购项目清单、规格及技术参数、预算金额明细及汇总、特别说明等；2、采购过程，包括项目前期准备情况、所采用的采购方式、公告发布、招投标文件、评标成员组成、评标标准、竞标的商家及报价情况、决标过程的情况记录等；3、采购结果，包括中标商家、中标依据、报价及承诺情况、相关采购合同等。
　　三是认真审查备案材料，加强对各单位特例采购活动的指导。尤其是一些重大项目的招标情况，注重做好事前指导，要求相关单位分别在事前、事中、事后将相关采购材料递交采购办审查并备案，对其中的不合规范之处提出改进意见、对整个采购过程与环节加以指导，必要时召集采购购位，召开情况协调会议，定出处理意见加以解决，帮助各单位按照法律规定完成各项政府采购活动。
　　特例采购备案制度建立后，主要作用在于：一是便于准确进行政府采购活动的信息统计，二是通过特例采购备案制度将目录以内或限额以上的市级各单位自行组织的各项采购活动拢入政府采购的监督管理范围，避免了一旦批准自行采购后就失去采购监管的状况；三是便于及时对政府集中采购之外的相关部门采购活动进地采购指导，规范各单位的采购活动；四是树立了部门自行采购同样要接受政府采购监管的严肃性，强化政府采购制度作为公共财政支出的管理手段之一的地位。