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实现政府采购目标要奏好“四步曲”

2020年09月21日 09:09 来源:中国政府采购网打印

政府采购活动的最终落脚点和根本目的就是保证采购质量、满足采购需求、实现采购目标。实现政府采购目标需要做好四步关键工作:“正确制订采购需求、精心编制采购文件、依规组织采购评审,严格合同履约验收”,本文称之为政府采购“四步曲”。实践证明,采购人、采购代理机构在政府采购活动中做好了这“四步曲”,就能比较顺利实现采购目标。在此,笔者从采购实践角度与大家探讨如何做好政府采购“四步曲”。

第一步曲:扎实搞好市场调查,准确制订采购需求,是实现采购目标的重要基础。

采购项目的质量、技术参数和服务要求是采购项目的核心内容。采购实践中常出现两个极端:要么采购需求过于细化,出现明显的指向性、倾向性,引发质疑或投诉;要么采购需求过于粗放,技术指标、服务要求不明确,甚至无合同验收标准,易引发采购纠纷,影响采购质量。

一是市场调研要深入,做到制订需求更准确。为确保采购预算价合理,防止“天价”采购,采购人要在制定采购方案前深入调研拟采购产品的市场价格和市场竞争度。同时,产品技术参数、功能、性能能否完全满足本单位实际需要等事项也是需要深入调研的重要内容。

二是相关法规要熟悉,做到采购需求更合规。采购需求要体现政府采购法之公平、公正原则,不得涉嫌垄断和体现明显倾向性,要遵行《民法总则》之不违反法律原则。采购人对需要取得国家审批许可后方可生产、经营的项目(或产品),必须设置相关的供应商投标资质或资格条件。因此,采购人在制订采购需求、编制采购计划时一定要对政府采购法律、法规和拟采购项目相关的法律法规进行必要的学习了解,要结合项目实际合理选择评标办法,全面贯彻落实政府采购政策,合规设置评标细则,使之完全合法合规。

三是专家作用要发挥,做到需求制订更精准。采购人根据市场调查情况编制好采购需求后,要聘请行业专家从质量、技术参数、服务和合同商务条款的合理性、合规性等事项进行必要的论证。采购人应当充分听取论证专家的合理化建议,包括法律专家法律意见和经济专家对拟采购产品的市场价格和采购预算价格的建议,确保采购预算价格能体现公允价格水平。采购人在综合专家论证意见的基础上作进一步的修改完善,使采购需求依法合规、科学规范、价格合理,能最大限度满足采购人实际需要。

第二步曲:精心编写采购文件,规范表达采购需求,是实现采购目标的核心保障。

采购文件是实现采购目标的核心保障,采购文件质量高、严谨规范,能促使采购目标得到有效实现。

一是采购文件要合规,做到严谨规范。采购文件编制应做到合法合规、完整明确,表述准确。采购人和代理机构应把项目技术内容、供应商资格条件、合同商务条件,以及满足采购需求的其他事项,尽可能描述准确,避免模棱两可或歧义事项(尤其是评分因素、评审标准的表述不能有歧义、合同商务条款不能有歧义等),否则容易产生采购纠纷、引发质疑投诉,影响合同履约。

二是采购文件要易懂,符合语法规范。采购文件编制要做到内容表述简洁易懂,逻辑严密,表述准确、内容正确,要符合现代汉语语法规范,语言切忌前后矛盾或对同一问题、同一事项表述不准确、甚至语句不通、字句错误或逻辑混乱等情况。

例如:采购文件要求提供近三年的类似业绩。如何理解“近三年”?假如是2020年9月1日开标,那么“近三年”的理解,就会产生两种不同理解:一种是按足年月日算,则合同签订时间截止在2017年9月1日,因此供应商提供2017年9月6日签订的合同,应当得分;第二种理解是按三个年度算(2018、2019、2020年度),则供应商提供2018年1月1日签订的合同才能得分。这种情况下,供应商会、评审委均会产生不同理解,容易引发采购纠纷。这属于典型的采购文件语言表述不准确、不明确,有歧义的情形。

第三步曲:依规组织评审活动,提高采购评审质量,是实现采购目的关键抓手。

政府采购的主体是采购人,在评审活动中要围绕依法合规“实现采购目标、保证采购质量、选择中意产品”这一根本原则来开展评审活动,有力促进采购目标实现。

一是要精心选抽评审专家。采购人和代理机构要充分结合采购项目特点精心选择抽取与采购项目相对应或密切相关的专家,做到专家要专,业务要精,方可保证评审质量。

二是要精选委派采购代表。《政府采购法》等法律法规明确规定评审委成员中应当有采购代表,这充分体现了采购人主体地位、发挥采购人主体作用,依法保证采购质量、实现采购目标的立法精神。采购代表要业务能力强、政治可靠,对采购项目熟悉的代表可进入评审委评标。采购代表在必要时应当依法合现体现采购人意志,行使采购人的解释权、决策权。

三是要在评审前做好预案。采购人、采购代理机构、采购代表在评审前要先读懂、理解透彻采购文件内容和要求,尤其是要对评审中可能出现的问题提前做好预案,有备无患,以不变应万变。

四是敢于对评审违规行为“亮剑”采购人、代理机构发现评标委成员不按规定进行评审的、或者发表不当言论时,应当及时制止;这属于依法履职的行为,不是非法干预评审委评审的情形。因此,采购代理机构、采购人一旦发现评审活动中有违法、违规行为的,要敢于“亮剑”依法依规及时制止,必要时应当报告项目所在地财政部门处理。

第四步曲:加强履约质量管理,严格合同履约验收,是实现采购目标的落脚点。

政府采购除了做好“一头、一中间”工作外,最后“收尾”工作(政府采购合同管理和履约验收)极为重要,这直接关系到整个采购项目最终质量和采购目标的实现。因此加强政府采购合同管理尤为重要:包括合同签订、合同履约管理、合同验收等,这是实现采购目标的最终落脚点。

一是代理机构要精心指导,加强合同管理。采购代理机构要发挥行业专业优势,精心指导采购人与中标成交商严格按照采购文件和投标响应文件的约定事项签订政府采购合同。对合同履约中存在的问题和风险,要给采购人及时指出,帮助采购人补齐短板。采购人要建立政府采购合同履约管理制度,落实专人管理政府采购合同,严格控制合同质量风险。

二是采购人要严格履约验收,敢于逗硬。采购人对于专业性强的项目要聘请行业专家或第三方检测机构参与验收;对需要送检的要按要求送检。验收时要组建规范的验收小组,验收小组成员最好以技术专家为主,必要时聘请法律或经济类专家。验收时要做到一看、二查、三问、四听。一看,就看采购项目的外观、色泽、物理形态、数量等。二查,就是查验货物产品(服务或工程)的相关技术资料,查阅对比采购文件、投标文件与实际履约内容是否相互符。三问,就是对验收中的存疑事项,询问供应商和采购人,必要时向有关专业机构咨询。四听,就是听取采购人对合同管理履约的意见,听取中标商合同履约情况的介绍或说明。在此基础上,验收小组集体会商形成综合验收意见。采购人对于合同履约验收中发现的问题要坚持原则、不讲人情、敢于说不(即不予以接收使用、不予以付款、不予以通过验收),要始终把维护国家、集体和单位利益放在第一位,最大限度保证采购质量,保证采购目标的全面实现。

 (作者:四川众智汇强工程项目管理有限公司 周红英

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