公安部门如何加强采购内控管理
2025年12月26日 09:13 来源：中国政府采购报 【打印】 
■ 黄柏涛
在财政部门持续推进简政放权、放管结合、优化服务等举措的形势下，采购人通过优化采购内控管理机制，既能确保工作的一致性，又能提升良好的工作绩效。笔者结合工作实际谈谈如何加强采购内控管理。
加强采购内控管理的意义
——采购人夯实内部管理的“压舱石”。采购内控管理机制是夯实采购人主体责任的制度基础。岗位权责分离制度明确采购申请、执行、审批、验收、付款等环节的岗位分工，避免一人多岗导致监督缺失。《浙江省预算单位政府采购业务指引（2025年版）》要求：“预算单位应当结合单位实际，合理设置采购相关岗位，明确岗位职责，梳理岗位风险点，落实风险防控要求。应当建立各岗位间的制衡机制，采购需求制定与审查、采购文件编制与复核、合同签订与验收、项目经办与质疑处理等岗位原则上应当分开设置。”采购流程规范制度要求从采购需求申报、供应商推荐、合同签订、验收到支付的全流程操作标准，确保每一环节有章可循。供应商管理制度要求加强对相关供应商背景调查、保密资质审查，加强串通投标等情形的审核，并对被推荐（邀请）供应商的资质、股权结构、法人代表等以及往期参与项目建设过程中的守信情况等进行审查。预算与成本控制制度要求采购人通过比价、集中采购等方式控制采购成本，避免超预算采购或高价采购。监督与问责制度要求采购人对采购活动中各项采购制度的执行情况，程序操作的公正性、合法性、合理性，以及采购活动的经济社会效益等实施监督。
——采购人明确内部责任的“护身符”。加强采购内控管理的核心是划清职责边界，压实执行闭环，从源头上避免“多人管，无人担”的混乱情形。采购工作环节多、节点密、要求高，从采购申报到合同履约验收，各环节、步骤环环相扣、紧密连接，一个环节缺漏或差错，将导致流程搁置。因此，对易缺漏的环节和步骤，需要通过内控管理机制来堵补漏洞，明晰内部职责，避免因责任划分不清导致流程疏漏。采购流程各环节均需明确专人办理，避免反复推诿产生“内耗”，有效提高采购进程流转和审批效率。
——采购人防范采购风险的“金钟罩”。采购内控管理机制通过建立供应商管理内控制度，要求采购人利用相应渠道核实其参与项目的资质证书、商业信誉、参与同类项目经验等，确保其具备承接项目的资格和能力。通过对潜在供应商背景调查、保密资质审查，防止串通投标等情形的发生。采购人通过建立采购需求和评分标准的内控制度，加大对采购需求的审查力度，防止采购需求包含排他性技术参数、限制或者变相限制潜在供应商参与投标的条款，防范评分标准设置过于主观化、自由裁量过大等情形发生。采购人通过建立合同管理内控制度，制订标准合同格式文本，由法制部门或单位法务参与审核，确保采购合同合法合规、严谨细致。采购人通过建立采购信息公开管理内控制度，对拟公开的采购信息开展关联性分析和风险研判，对涉及敏感信息做好脱密脱敏处理，有效防止警务敏感信息外泄的情形发生。
——采购人迎检受阅的“校验场”。政府采购涉及财政资金使用、市场主体竞争，公共服务项目还关乎群众利益，关联主体较多、涉及面较广。采购内控管理机制能有效帮助采购人自我纠偏、补齐短板，保证采购项目各环节经得起检验，确保采购流程的合规性和采购结果的公正性。采购内控管理机制通过设置覆盖采购各环节的审批流程、岗位职责、决策程序、质疑投诉程序等，确保采购内控管理制度的有效实施，保证采购管理工作形成闭环。针对采购项目存在的风险和问题，采购人通过采购内控管理机制主动排查，提前纠偏，确保问题及时得到解决。
采购内控管理的难点和风险点
公安机关政府采购工作不同于一般行政事业单位的采购，公安机关政府采购往往具有以下特征：一是涉密采购项目多、保密要求高。公安机关因采购对象、渠道、用途等涉及警务工作秘密，往往需要控制知悉范围，采取保密措施，采购活动中涉及的采购代理机构、评审人员、供应商等，均需承担一定的保密责任。二是公安机关紧急任务多、采购时间紧。公安机关由于工作性质的原因，有很多临时采购需求，但现有采购政策难以快速反应。三是公安机关采购项目技术要求高。公安机关政府采购标的要求具有相对较高的技术标准，警服、警车、装备物资、警用营房建设等一般都具有统一的采购、建设参数标准，各地不得进行更改，公安机关信息化项目技术要求高，采购需满足一定的个性化需求。
——采购需求管理难。一方面，采购人员对采购标的技术参数不熟悉。比如，信息化设备采购项目，需求部门仅能明确“电脑”“服务器” 等基础品类，却无法根据业务需求确定处理器型号、内存容量、存储类型等关键参数，只能依赖供应商提供的参数清单，被动接收信息。另一方面，采购需求管理纠偏难度大。采购管理部门和审计部门在审核需求部门提交的采购需求时，需要较强的专业性，才能发现隐蔽性条款及专业性较强的参数控标点，存在把关不严的审核风险。
——多项目并行难。由于人员紧缺，采购人员往往既要编制采购需求，又要盯紧采购流程，还需起草合同、组织验收等，一人多岗、一岗多职是常态。采购流程多，节点环环相扣，工作要求高，一个采购项目往往要经历采购需求审核、采购申报审批、采购计划报批、委托采购（采购文件制作）、采购文件审核（发布招标公告）、等标期、开评标（采购结果审批）、采购合同审批、采购合同备案等环节，涉及审核职能节点多，项目经办人在多项目并行的情况下，容易出现顾此失彼的情况。
——跨部门协同难。采购项目内控流程环环相扣，缺一不可，一个环节未及时完成就会影响整体进度，内部职能部门协同审核节点多，加上各环节需填报的表格材料要求高，退回返工是常态，遇到审核人员出差或换岗，进度又需延后。有的项目在科技立项前端需求未锚定，后端评审规则难以匹配，通过补立项或修改立项书补正费时费力；有的项目在采购需求阶段缺乏充分的市场调查、论证，导致采购需求编制不能完全满足项目需求，后续变更需按照内控流程重新审核，增加内耗。
——供应商甄别难。其一，潜在供应商之间串通投标难以监测。多家潜在供应商私下协商报价，通过“轮流中标”“陪标”等方式确保特定供应商中标。其二，借用资质或挂靠难以识别。无资质潜在供应商通过挂靠高资质企业参与投标，实际由同一团队控制多家投标文件，制造“虚假竞争”。其三，异常报价行为难以制止。多家潜在供应商统一报高价，确保中标供应商利润最大化或者部分潜在供应商故意报低价或无效报价，衬托内定中标供应商。上述情况中有些隐蔽性很强，采购人员很难通过申报材料审核甄别。
——采购人才缺。采购需求专业性强，特别是科技立项项目、专业器材设备采购项目等需要采购人员具备一定的专业知识。一是缺乏精通政府采购政策、流程及行业技术的复合型人才。日常易出现政策解读偏差、流程衔接断层，导致采购效率低、易产生合规风险。二是过度依赖采购代理机构。政府采购政策繁多复杂，流程合规性要求高，采购人员难以全面掌握，需依赖向代理公司咨询，不仅增加成本，还易导致工作被动。加上公安机关技术专业性强，懂技术的人员不熟悉采购政策，无法精准表述采购需求；懂采购政策的人员缺乏技术知识，难以审核采购需求参数，导致招标文件漏洞多、被质疑风险大。三是采购人员素质参差不齐。采购工作人员的职业素养、业务水平等均与公安机关政府采购的高标准、严要求存在或多或少的差距。
加强采购内控管理的建议
公安机关政府采购归口管理部门应依法依规，履行管理和监督职责，通过完善内控建设、加强业务指导、培育采购人才等，夯实项目建设部门主责和其他参与各方职责，提高政府采购管理水平和能力。
——搭建采购内控管理组织体系。组织架构是采购内控管理机制的“骨架”。采购人构建采购内控管理组织架构的核心作用是“明方向、通协作、降内耗、提效率”。采购人要通过搭建采购内控管理组织体系，加强组织领导，强化督促协调，形成部门合力，统筹推进采购工作。一是要组建内部采购管理领导和协调机构，负责采购工作的总体谋划、统筹推进、督促落实。二是要加强内部联动。建立采购、督察审计、纪检、信访等多部门联动工作机制，及时通报政府采购政策要求、工作情况、督察审计情况等，畅通问题反馈交流渠道，减少信息壁垒。三是要压实主体责任。要督促项目负责人对项目全面审核把关，包括采购方式、采购需求、评分标准、定密要求、是否适宜面向中小企业等。要安排专人紧盯采购需求编制、采购文件审核、评审过程、合同签订与验收等项目采购全流程，发现问题及时解决。
——完善采购内控管理制度体系。采购人要完善采购内控管理制度机制，加强采购事项内部决策和流程控制，细化采购流程各环节的工作要求和执行标准。其一，加强对项目采购重点环节及采用单一来源采购或以推荐供应商形式进行采购的审核把关。夯实项目建设部门的主体责任，对被推荐（邀请）供应商的资质、股权结构、法人代表等以及往期参与项目建设过程中的守信情况等进行审查。加强对化整为零或以其他方式规避公开招标行为的审查，严格履行单一来源采购程序，不得仅以会议纪要代替采购流程。其二，规范政府采购项目评分标准，压缩项目建设部门的裁量权。结合单位实际情况，从严设置价格分和主观分。其三，建立自行采购流程，规范小额采购。采购人可根据情况设立单位自行采购小组，充分进行市场调查，除参照单一来源采购方式外，应在三家及以上潜在供应商中进行比较，择优采购。制订《自行采购合同指引》，规范小额采购合同。
——构建采购内控管理数据平台。顺应“互联网+政府采购”发展趋势，构建采购内控管理数据平台，实现“让数据跑代替人工跑”。一是线上操作，提升效率和透明度。依托数据平台，项目经办人可实时查看采购全流程，及时跟进项目审核审批进度，优化完善项目各环节所需材料，确保审核审批运转高效。二是数据互联互通，实现轨迹留痕可追踪，提升采购内控管理的协同与精细化水平。三是引入AI智能语义分析功能，通过自动识别并拦截采购文件中的倾向性、排他性条款，以及在采购意向公开、采购项目公告中的涉敏字词等，提升采购信息公开水平，有效防范失泄密风险。
——建立采购内控管理风险预警机制。一是开展风险评估。完善项目建设部门的采购内控制度，设置部门采购专管员，加强内部审查。对重点项目及采用单一来源采购方式的项目开展风险评估，视情况可委托第三方开展需求调查并做好向社会公示工作。二是开展风险预警。对采购项目评分标准中客观分过低或主观分过高的情况以及同一家企业在同一部门连续两年或一年内同时中标多个项目的情况进行风险预警提示，必要时约谈项目经办人和负责人。三是复盘与优化。对发生质疑、投诉的项目开展质疑、投诉处置复盘，及时分析原因，总结优化，形成闭环。
——多维度开展采购业务培训。如加强业务培训，通过定期组织集中培训，为各单位进一步规范采购工作提供指导。强化线上指导，通过采购管理员联络群等，及时发布采购新政策及解答，开展常见问题线上培训，针对采购政策解释和被质疑、投诉的案例展开专题学习讨论。开展送教上门活动，赴需求单位开展政府采购业务指导活动，帮助建立完善政府采购管理工作机制，不断提升各单位政府采购业务能力和政策水平。
（作者单位：浙江省公安厅警务保障部）
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