探讨行政事业单位家具采购优化策略
2025年05月13日 10:01 来源：中国政府采购报 【打印】 
■ 蔡宗佐 叶明佳 许帼欣
近年来，随着政府采购制度改革向纵深发展，国家与地方陆续出台一系列针对行政事业单位家具配置的指导文件，有力推动采购标准化、规范化。作为政府集中采购目录货物品目之一，家具采购始终占据重要地位。数据显示，2024年，全国家具采购规模达184.36亿元，较2023年略有下降，但依旧保持较高的采购规模。然而，行政事业单位作为家具采购的重要主体之一，其采购需求呈现规模大、种类多、标准不一的特点。在此背景下，如何优化家具采购策略，提高采购效率和质量，成为各级行政事业单位面临的重要课题。本文以深圳市2021年至2024年行政事业单位家具采购项目为研究对象，深入分析行业现状、政策导向、市场竞争情况，并针对采购过程中存在的问题，提出解决方法和优化策略，以期为相关部门提供有益参考。
政策及市场概况
从国家机关事务管理局制定《中央行政事业单位通用办公家具规格和性能指南》到广东省财政厅印发《政府采购家具项目需求编制指南（试行）》，再到深圳市财政局出台《学校家具政府采购需求编制指南（试行）》，一系列政策的深入推行与落地实施，不仅细化了家具采购需求制定流程和技术要求等，而且推动了政府采购家具需求标准化体系建设。
据统计，2021年至2024年，深圳市行政事业单位家具采购项目呈现平稳上升趋势，年均增幅超10%。根据采购使用主体不同，家具采购分为办公家具、学校家具、实验室家具、医院家具等类别。从细分领域的项目数量情况来看，学校家具、医院家具占据主导地位，合计占比超82%。这一数据从侧面反映出，近年来深圳市在教育和医疗领域持续加大投入力度，以助力教育事业实现优质发展、医疗体系不断完善。
深圳市行政事业单位家具采购项目吸引了众多供应商踊跃参与，市场竞争较为激烈。数据显示，2021至2024年，每宗家具采购项目均有10家以上供应商参与投标。从中标结果来看，中标排名前十的供应商均为中小企业。由此可见，在国家政策的有力引导和支持下，一系列利好措施正切实转化为助力中小企业发展的实际成效，为行业的健康可持续发展注入了源源不断的动力。
存在的问题
尽管一系列政策对规范家具采购活动起到了积极的引导作用，但笔者发现，目前仍存在一些制约因素，在一定程度上影响了采购质效，具体表现在以下四个方面。
一是检测标准设置参差不齐。在相同的使用场景和用途条件下，对于某一项通用类家具，不同行政事业单位针对供应商出具检测报告所提出的要求呈现出较大差异。以A单位和B单位分别采购综合楼办公桌为例，A单位明确要求提供的检测对象涵盖基材、锁具2项，B单位则要求提供基材、封边条、钢架等共6项检测对象的相关报告。另外，在办公桌基材的检验结果要求方面，同样存在明显差异。A单位仅要求供应商提供甲醛释放量、静曲强度2项检测结果，B单位则要求提供2h吸水厚度膨胀率、挥发性有机化合物苯、甲苯、二甲苯等共计8项检测结果。对于通用类的办公家具，由于需求的多样性，供应商在参与投标活动时需为不同的项目分别提供符合相应要求的检测报告。这种情况不仅增加了供应商的运营负担与时间成本，而且容易造成资源浪费，不利于行业健康发展。
二是检测报告数量占比偏大。经统计，要求提供检测报告的项目累计占总货物项目比例约为50%，体现出检测报告在家具采购项目要求中的普遍性。鉴于各单位的职能定位、使用场景及管理规范存在差异，不同行政事业单位在采购家具方面所执行的检测标准和提出的具体要求不尽相同，导致检测报告数量在采购货物总量中所占比例呈现出多样化的分布特征。笔者通过对深圳市近4年家具采购项目按采购规模进行排序，筛选出排名前100的样本数据（涵盖学校、医院及其他家具）。数据显示，对于复杂度高的项目（如涉及特殊功能需求的家具），其检测报告数量占采购货物数量的比例相对较高。平均每采购10项货物，需提供7份符合招标技术标准的检测报告。
但在家具采购实践中，过度要求供应商提供检测报告可能会引发一些问题。一方面，检测项目繁多导致供应商投标成本提高。部分供应商为了在激烈的市场竞争中获得优势，选择提供虚假检测报告谋取中标。另一方面，也会给采购人后续的验收工作带来诸多不便与困难。此外，家具通常为定制类产品，最终交付货物的质量对于满足实际使用需求至关重要。因此，在确保家具质量的前提下，如何平衡检测报告数量与实际需求之间的关系，值得进一步探讨与研究。
三是样品设置标准缺失。抽样数据分析结果表明，超过半数的采购人在招标文件中明确规定供应商需提供样品，且样品评分权重通常处于1%至10%的区间范围内，平均权重占比为4.5%。部分采购人在制定标准时，未能全面覆盖家具产品的关键特性和关键性能指标等，导致所选取的样品在反映招标家具产品的整体质量水平与实际性能方面存在不足。因此，在不同采购项目中，样品的质量参差不齐，代表性也存在较大差异，难以真实、有效地为评标环节提供合理依据。这些都可能对评标结果的客观性和公正性产生一定影响。
四是价格竞争异常。在家具类采购项目中，投标供应商报价有时出现低于预算金额一半的情况，甚至更低。此类低价竞争的现象，不仅对正常的市场价格体系造成影响，而且也给采购工作的有序开展带来挑战。具体而言，过低的价格报价往往无法支撑供应商维持合理的产品质量、提供完善的售后服务及有效的技术支持，导致采购人所采购的家具产品在实际使用过程中，易发生故障或损坏等质量问题，进而增加后期的维护与更换成本。频繁的维修需要投入大量人力、物力资源，因更换零部件等需求事宜所导致的隐性支出亦可能超出预期，从而形成另一种形式的资源浪费。
应对策略
一是优化技术参数设定。笔者建议，在技术参数要求中优先采用成品检测报告。原辅材料或组件检测有利于检测出在原材料或组件阶段可能存在的细微问题，但存在一定局限性，即难以从宏观层面全面、综合地评估产品在真实应用场景下的整体质量和性能。相较而言，成品检测更具有全面性、系统性及实用性。它不仅能够对各个组件的质量予以再次验证，而且可针对产品的整体功能、耐用性、安全性以及用户体验等多个维度展开全面测试，从而为货物质量控制提供更为坚实的保障。
二是减少非必要的检测报告。建议针对重点、实质性条款中的家具货物技术参数开展检测。对于参照国家强制性标准设定的通用类货物，鉴于其货物质量与性能已有基本保障，可在明确检测依据的前提下，对技术参数予以简化。对于因使用场景不同而存在高于国家强制性标准的特殊要求，应单独列出并设定为重点技术参数。与此同时，采购人应当在投标截止期前给予投标人充足的检测时间。若项目情况紧急，确实无法给投标人充分的时间进行检测，则招标文件可明确要求投标人作出“中标后提供相关检验检测报告”的承诺。针对虚假检测报告问题，建议采购文件要求供应商提供检测报告在市场监管总局网站的查询截图，便于评审现场核实检测报告的真实性。或者由财政部门与市监部门联合搭建检测报告区块链存证平台，加强区块链存证技术应用。换言之，可在评标时通过政府采购交易平台与检测报告区块链存证平台链上数据比对，核实检测报告是否经过篡改，完成真实性核验。
三是合理设定样品评审标准。在设定样品评审标准时，应当综合考虑货物规模、核心产品及采购预算等因素。建议将样品分值设置为总分值的10%，且样品评审标准应遵循科学性、代表性和可操作性原则。采购人应开展充分且专业的市场调研，详细了解同类产品的标准和表现，并综合考量样品在质量、外观、功能等多个维度的情况，全面且客观地开展评价。
四是完善价格机制。财政部于2024年12月发布《关于在相关自由贸易试验区和自由贸易港开展推动解决政府采购异常低价问题试点工作的通知》，提出在北京、天津、上海、福建、广东自由贸易试验区和海南自由贸易港开展推动解决政府采购异常低价问题的试点工作。该通知明确要求采购人应在采购文件中明确异常低价投标（响应）审查的相关内容，并规定了评审委员会应当启动异常低价投标（响应）审查程序的四种情形，如投标（响应）报价低于全部通过符合性审查供应商投标（响应）报价平均值50%的情形。笔者认为，上述举措能够进一步提高审查工作的可操作性与精准性，在试点区域内逐步构建起更加公平公正、竞争有序的政府采购市场环境，有效遏制异常低价投标现象的发生，为全国范围内解决此类问题提供宝贵的实践经验和示范样本。
总之，在政府采购活动中，行政事业单位家具采购作为基础性保障工作，对行政事业单位职能的高效运转、促进公共服务质量提升，具有不可或缺的重要作用。通过优化技术参数设定、规范检测报告要求、细化样品评分标准以及完善价格竞争机制等举措，有助于提升行政事业单位家具采购效率，推动政府采购工作更加透明、规范、高效。
（作者单位：深圳交易集团有限公司）
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