公共图书馆政府采购面临的困境与解决路径
2025年05月20日 09:09 来源：中国政府采购报 【打印】 
■ 弭希苒
政府设立的公共图书馆作为公共文化服务的重要阵地，其政府采购活动的规范与否直接关系到全民阅读的推广效果和公共文化服务水平的提升。特别是在图书采购及推动全民阅读相关服务的采购方面，面临着预算制定、采购方式选择、成本控制、企业负担等诸多问题，笔者将从这几个方面探讨如何解决和优化。
公共图书馆在政府采购活动中的困境
——与群众需求存在差距，采购与服务对象需求脱节。一是在需求调研方面不够深入、全面。一些冷门图书长期无人问津，而热门图书却供应不足，无法满足读者的借阅需求。二是需求动态变化掌握不及时。读者的兴趣和阅读偏好会随着社会文化的发展和时间的推移不断变化，但在采购过程中未能及时掌握这些动态变化，导致馆藏资源的更新和补充滞后于读者需求。三是需求反馈机制不完善，缺乏有效的读者需求反馈渠道，读者难以将自己对图书的需求和意见及时反馈给图书馆，图书馆也难以根据读者反馈及时调整采购策略，从而造成采购的图书与读者的期望存在差距。
——采购周期与方式不匹配，导致服务对象获得感不强。采购周期冗长，从采购预算编制、需求编制、意向公开、招标文件及公告发布、评标、合同签订到最终用户体验，整个周期较长，影响群众对书籍及相关文化推广活动的迫切需要。采购方式灵活性不足，公开招标、竞争性磋商等常用的传统采购方式对于小额图书采购、特殊需求图书以及相关阅读推广服务的采购，显得过于繁琐，缺乏灵活性，不能及时适应市场变化和读者需求。
——采购成本与投入较高，经济效益和社会效益不够理想。一是采购流程较为繁琐。从供应商的角度来看，参与公共图书馆的政府采购需要准备大量的投标文件，办理各种手续，整个流程较为复杂，增加了供应商的时间和人力成本，影响了其参与体验感。二是多种费用增加企业负担。从《山东省政府集中采购目录及标准（2025年版）》（以下简称《集中采购目录》可以看出，图书采购及全民阅读推广等相关服务不属于集中采购目录项目，上述项目则根据具体条件由采购人自行采购或委托社会代理机构负责采购，如果采用非电子采购方式，企业可能需要付出标书工本费、标书制作费、中标服务费、差旅费等一系列费用，增加了企业投标成本，加重了企业负担，特别是预算金额较小的项目，其经济效益和社会效益将大打折扣。
公共图书馆在政府采购活动中的优化路径
《中华人民共和国公共图书馆法》明确要求“公共图书馆应当坚持以人民为中心”，因此，公共图书馆应当紧紧围绕服务对象的现实需要，严格按照中央深改委关于深化政府采购制度改革的相关要求，充分发挥采购人的主体作用，压实采购人的主体责任，确保公共图书馆的公共文化产品及服务采购物有所值，推动公共图书馆事业高质量发展。
——深挖需求源头，精准“探需求”。采购需求在政府采购活动中具有举足轻重的地位，直接决定了后续采购活动是否顺利及有效。《政府采购需求管理办法》明确指出“采购人对采购需求管理负有主体责任”，同时指出“采购人可以在确定采购需求前，通过咨询、论证、问卷调查等方式开展需求调查”。笔者认为，公共图书馆在开展采购活动时，可以从以下几方面着力。一是加强服务对象需求调研。通过问卷调查、读者座谈会、数据分析等多种方式，深入了解阅读兴趣、需求偏好以及对馆藏资源的评价和建议，为采购提供科学依据。比如通过借阅信息系统建立全生命周期采购链条，实时统计各类图书、期刊的借阅情况，为下次采购提供参考。二是建立需求动态监测机制。关注社会文化动态和阅读趋势变化，及时调整采购的方向和重点，确保馆藏资源能够跟上时代的步伐，满足服务对象不断变化的需求。三是完善需求反馈渠道。设立专门的读者反馈平台或邮箱，鼓励读者参与馆藏资源建设，对读者提出的需求和意见及时进行回复和处理，并将反馈结果应用于图书采购决策中，形成良性互动。
——巧选采购路径，精准“择良方”。一是优化采购流程，简化采购流程环节。对于政府集中采购目录以外且未达到分散采购限额标准的采购项目，公共图书馆可按照预算管理规定、单位内控制度等在保证采购质量的前提下自行组织采购。
二是合理确定采购方式，提升采购效率。从政府采购信息公开平台可以看到，公共图书馆在采购图书及相关阅读推广服务活动时，多选择公开招标、竞争性磋商的方式。对于公共图书馆图书采购等金额较大且需求明确的项目，公开招标无疑是合适的选择，以充分竞争降低采购成本、保证采购质量；对于一些需求相对复杂、金额较小、不能确定具体要求的全民阅读推广服务项目，可适当采用竞争性磋商采购方式，通过集中与单一供应商分别进行磋商，根据磋商情况变动采购需求中的技术、服务要求等内容，由响应供应商按照调整后的磋商文件进行最终报价，更利于该类项目采购到优质优价的服务；对于服务标准统一又需要进行多频次、小额度重复采购的项目，比如面向读者的公开课、讲座、朗诵比赛等阅读推广活动，建议采用框架协议采购方式，通过第一阶段征集，第二阶段直接在入围供应商范围内选定供应商并签订采购合同，这将极大地降低采购成本，提高采购效率。
——借势电子“桥梁”，精准“搭好桥”。随着政府采购活动向数字化、智能化转变，不管是集中采购机构还是社会代理机构以及其他社会组织都开发建设了电子化平台，公共图书馆可以根据项目特点进行使用。以山东省为例，山东省财政厅规定“对于招标采购项目，原则上要通过集中采购机构的电子交易系统实施”，山东省集中采购机构建设了“齐鲁云采”交易系统，该系统不仅实现了“不见面”开标评标，而且还实现了交易全流程的文件结构化数据，改变了传统的非结构化的“大文本”格式招标投标文件，实现数据分类归集。同时，该交易系统与山东省政府采购信息公开平台无缝对接、闭环运行，山东省级采购人在信息公开平台完成项目立项和分包后，通过接口自动将项目立项信息、分包信息、项目建议书同步到交易系统中，采购人可以在交易系统上完成项目需求编制。另外，还可以通过查看历史数据查看类似项目已完成的项目需求、技术方案模板和评审模板，为采购人编制需求文件提供帮助。系统还提供了专家信息获取、采购档案自动归档等功能，为日后的交易数据分析应用、电子交易系统新功能拓展，以及交易行为的监管打下坚实数据基础。
通过电子化交易方式，供应商不需要提供纸质投标文件，异地投标也免去了舟车劳顿，全国的优质供应商均可以参与公共文化服务的相关采购项目，更利于整合资源充分竞争。同时，山东省还规定采用电子化交易方式的不得收取采购文件费用，供应商可以不再考虑工本费、标书制作费、差旅费等投标费用支出，可以将更多资金和精力投入到具体项目的方案设计中去。鉴于电子交易方式的独特优势，公共图书馆在进行政府采购时建议选择电子交易方式，在提高采购质量和效率的同时，也可以有效降低制度性交易成本，助力营商环境持续改善。
——激活政策“引擎”，精准“促发展”。公共图书馆在政府采购中应严格落实节约资源、保护环境、促进中小企业发展等政策功能。一是积极落实国家关于支持中小企业发展的政策要求，在采购文件中明确对中小企业的评审优惠幅度、预留采购份额等内容，为中小企业创造更多的中标机会，促进中小企业的发展壮大。山东省规定，超过200万元的货物、服务采购项目和超过400万元的工程采购项目中适宜由中小企业提供的，应当预留该部分采购项目预算总额的45%以上面向中小企业采购，其中预留给小微企业的比例不低于70%。从山东政府采购网可以看到，山东省图书馆在尼山书院红色经典公开课服务项目、尼山书院系列传统文化活动服务项目等多个项目明确专门面向中小企业采购；对于其他非面向中小企业采购的项目，也明确了针对小微企业在评审时给予10%—20%的价格扣除。二是执行节能环保政策，加强绿色采购。优先采购节能环保产品，在图书等相关产品采购中，积极贯彻落实环保、节能产品优先采购或强制采购政策，助力绿色经济发展和“双碳”目标实现；在阅读推广活动的策划和实施中，注重节能减排，减少对环境的影响，发挥公共图书馆在节能环保方面的示范引领作用。
——善用交易平台，精准“促交易”。中央全面深化改革委员会审议通过的《关于深化公共资源交易平台整合共享的指导意见》要求“应进必进”，各地均对此出台相应政策，比如山东省发展和改革委印发《山东省公共资源交易目录（2024年版）》（以下简称《目录》），明确提出：“凡列入《目录》的公共资源交易项目，应全部进入各级公共资源交易平台交易，鼓励交易主体自主选择公共资源交易平台。鼓励《目录》外项目进入公共资源交易平台交易。”列入该《目录》的政府采购项目有两类，一类是《集中采购目录》内的政府采购项目，另一类是《集中采购目录》外且采用公开招标采购方式的政府采购项目，以上两类是必须要进入相应公共资源交易平台进行交易的项目。为了推进该项工作，2023年，山东省财政厅发布通知，要求“省直预算单位自10月30日起，对通过公开招标方式组织的政府采购项目，原则上进入省政府采购中心场地通过电子交易系统组织政府采购活动”。由此可见，公共图书馆作为政府采购主体，在开展《目录》内品目政府采购活动时，应该进入各级公共资源交易平台进行交易，《目录》以外的项目，在条件允许的情况下也可以进入相应平台交易。通过进入平台交易，所有交易环节都在平台上进行，使得交易过程更加透明，供应商更容易获取采购信息，各级监管机构也可以行使行之有效的监督，使公共图书馆政府采购能够更加公正更有效益。
公共图书馆作为政府采购的重要采购人，不仅要满足自身的馆藏资源建设需求，更要服务于全民阅读等公共文化服务大局，在进行图书和推动全民阅读相关活动的采购过程中，必须充分发挥主体地位，全面落实主体责任，统筹各个方面进行综合考量和优化，确保采购活动的规范、高效、透明，提高采购质量和资金使用效益，为公共图书馆事业的发展和全民阅读的推广提供有力保障。
（作者单位：山东省图书馆）
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