集采机构提质增效新路径

2026年09月15日 10:41 来源：中国政府采购报【打印】

　　 ■ 陈金星

　　近年来，随着深化政府采购制度改革和机构改革工作的深入推进，浙江省宁波市市级集中采购机构面临着人员编制缩减、在岗业务力量相对不足的客观现实。然而，与“人少”形成鲜明对比的是，采购人主体责任强化后，对采购文件编制、政策咨询、流程指导等服务提出了更加精细多元的需求，使“事多”成为常态。面对这一“两难”困境，宁波市政务服务中心（承担集采机构职能，以下简称中心）主动识变、科学应变、积极求变，通过创新工作方法、优化服务流程、拓展增值服务、强化数据赋能，实现了在人员减少情况下的效率提升和服务提质，探索出一条集采机构应对改革挑战的可行路径。

　　预判工作量走势

　　在人员有限的情况下，如何避免工作扎堆、忙闲不均，是中心首先要破解的难题。经过深入研究，中心将采购意向公开这一法定环节变为工作主动性的“前哨阵地”。在具体操作上，中心安排专人定期对采购单位发布的采购意向公告进行系统收集和梳理。这些信息涵盖了未来一段时间内宁波市本级各采购单位即将启动的采购项目，包括项目名称、预算金额、预计采购时间等关键要素。

　　通过统计分析这些数据，中心能够提前掌握后续工作量的总体规模和分布情况，从而合理调配内部人力资源，确保在关键节点上集中力量办大事。例如，当中心通过数据分析发现某个月份采购意向集中、预算金额较大时，会提前介入，与采购人取得联系，确保采购文件编制和公告发布等环节的时效性。这种基于数据分析的前瞻性管理方式，有效避免了传统模式下被动等待、临时突击的弊端，使中心在人员减少的情况下依然能够保持高效运转。

　　更为重要的是，通过长期积累和分析，中心逐步建立起了一套科学的采购工作量预测模型，为后续年度工作计划和资源配置提供了有力支撑。这不仅提升了内部管理的精细化水平，也让每一位工作人员心中有数、手中有策，从源头上缓解了“人少事多”带来的焦虑感，实现了从“被动接招”到“主动出牌”的转变。

　　精准把握采购节奏

　　物业、运维服务等具有周期性特点的采购项目，在中心日常工作中占据相当大的比重。这类项目虽然相对固定，但若管理不善，极易出现合同到期后服务中断、采购程序倒逼等问题，不仅影响采购单位正常运转，而且给中心带来额外的工作压力。针对这一痛点，中心建立了历年项目信息统计台账，将过去3至5年内完成的各类政府采购项目进行分类整理。

　　重点记录物业、运维服务、班车租赁等定期采购项目的合同期限、到期时间、采购方式、中标金额等信息。通过分析这些历史数据，中心能够精准预测每个周期性项目的下一次采购启动时间，提前一个月向采购单位发出提醒，告知其采购需求编制的注意事项和提交时限。这种主动服务模式改变了以往被动等待采购单位提交需求的局面，实现了从“人找事”到“事找人”的转变。

　　一方面，避免了因合同到期导致的服务中断风险，保障了采购单位的正常运转；另一方面，让中心在人员有限的情况下能够有计划地安排采购工作，将工作压力分散在平时的点滴积累中，避免了临时突击造成的效率低下问题。同时，中心还利用统计数据分析不同采购方式的平均耗时，为优化采购流程、压缩采购周期提供了数据支撑，使采购效率得到持续提升。

　　提升采购文件质效

　　采购文件的质量直接关系到采购质效。在人员减少的情况下，如果采购文件反复退回修改，将极大消耗有限的人力资源。为此，中心将服务关口前移，主动与采购单位建立常态化沟通机制，从源头上提升采购文件编制质量。具体操作上，中心定期更新《政府采购一本通（采购人版）》，以及政府采购促进中小企业发展、支持绿色采购等政策要求。

　　通过指引，帮助采购人准确把握政策导向，避免因政策理解偏差导致采购需求不合理。同时，中心针对不同品目的采购项目，分类整理并提供标准化的采购需求模板和采购文件范本，涵盖货物、服务等各类采购类型，使采购人在编制采购需求时能够“有章可循、有据可依”。在采购单位编制采购需求阶段，中心安排专人进行一对一指导，帮助采购人合理设置供应商资格条件、技术参数和评审因素，确保采购需求合法合规、完整准确、不遗漏关键条款。

　　对于金额较大或技术复杂的项目，采购中心还建立了采购需求预审机制，提前介入，协助采购人开展市场调研和需求论证，从源头上保证采购质量。这种前置服务模式有效减少了采购文件被退回修改的频次，大幅缩短了采购周期，在人员减少的情况下，通过提升采购人的一次通过率，间接提高了中心的工作效率。

　　释放规模效应

　　为进一步发挥规模效应，宁波市财政局印发了《宁波市政府采购带量集中采购工作指引（试行）》，鼓励采购人对相同或类似采购需求的项目进行联合、带量集中采购。中心积极响应，推动“集零为整”模式落地，通过一次采购流程服务多个采购单位，显著减少了单个项目重复采购的工作量。

　　这一举措不仅降低了行政成本，而且使集采机构在人员有限的情况下，能够通过标准化、批量化的操作提升整体效能。带量采购如同一个“新引擎”，为效率提升注入了强劲动力，使得有限的编制资源能够释放出更大的服务能量。

　　通过上述一系列举措，中心在人员减少的情况下，实现了采购效率和服务质量的“双提升”。采购周期明显缩短，采购文件被退回修改率大幅下降，采购单位满意度持续提升。中心的改革实践表明，在机构改革和人员精减的背景下，集采机构并非只能被动应对，而是可以通过主动求变、创新方法，实现效率提升和服务升级。

　　采购意向分析、历史数据统计、提前对接服务、带量集中采购等做法，都具有较强的可复制性和推广价值，为其他地区集采机构应对类似挑战提供了有益借鉴。

　　（作者单位：浙江省宁波市政务服务中心）

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