为保障档案材料存档有据可查、操作便捷，《办法》对材料进行了分类和梳理。包括开标前文件材料、开标文件材料、评审文件资料、项目中标（成交）和履约文件资料，以及其他的包括供应商质疑材料、处理过程记录及答复；供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定等文件材料。

《办法》提出，对于政府采购代理机构参与验收的项目和政府采购代理机构不参与验收的项目分别在项目验收结束之日起15日内和在项目合同签订之日起5个工作日内，均按照归档内容要求，完成档案资料的收集、整理、立卷和装订工作。

关于档案的移交与保管，《办法》也作出相关规定。代理机构负责将其所整理的档案资料分为正本和副本，正本交采购人存档保管，副本或部分复印件资料由代理机构保管。档案的保存期限定为永久、15年两种，保管期限从采购结束之日起算起。一般的货物、服务项目的档案保管期限为15年。重大工程建设项目或有重要意义的需长久查考利用的档案，列为永久性保管。

档案材料如何利用和销毁？《办法》明确提出，档案的使用权限应由采购人和代理机构作出相关规定，包括建立档案借阅、复制登记簿，健全档案利用审批、登记手续内容，任何部门、单位和个人不得抽取、篡改、损毁、伪造。档案主要供采购当事人和监管部门使用，上级单位、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作或办案需要时可以查阅。对保管期限已满的档案，由保管单位分管领导、有关业务人员、档案管理人员、采购单位政府采购专管员组成鉴定小组，逐卷审查、鉴定，提出存毁意见。对确无保存价值的档案，进行清点核对，登记造册，经分管领导批准并报同级政府采购监管理部门备案后销毁。为防止档案遗失和泄密，销毁档案时，应由指定两人以上负责监销，档案销毁后填写销毁报告，监销人签字。同时，销毁报告和销毁清册归档，永久保存。

据了解，当档案管理人员发生工作调动时，离职前要办理档案交接手续。被终止代理资格或被解散的代理机构，项目档案全部移交至同级政府采购监督管理部门，并办理交接手续。此外，《办法》对拒绝档案的移交、归档或保存，甚至给档案造成损失的工作人员，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正。