如何帮采购人做好采购需求编制

2025年08月29日 09:33 来源：中国政府采购报【打印】

编者按：采购需求的科学合理性直接关乎采购活动的成败与效益。近年来，如何帮采购人做好采购需求编制已成为代理行业关注的焦点。在实践中，代理机构积极探索，形成了各具特色的有效做法，与采购人携手，共同推动采购需求编制科学化、精细化。为此，本版特设专栏，邀请业内代理机构分享实践经验，探讨现存问题与改进方向，敬请关注。

如何帮采购人做好采购需求编制

主持人：

本报记者马金眈郑杨

嘉宾：

云之龙咨询集团有限公司副总裁韦明剑

中技国际招标有限公司副总经理段艳华

北京汇诚金桥国际招标咨询有限公司总工程师韩骏

湖北省招标股份有限公司副总经理李海燕

陕西省采购招标有限责任公司副总经理李萍

江西国政招标咨询有限公司总经理朱珍珍

主持人：欢迎各位嘉宾来到今天的政府采购代理机构圆桌论坛，我们这一期的主题是“代理机构如何帮助采购人做好采购需求编制”。先请各位谈谈做好采购需求编制有何意义？

韦明剑：《中华人民共和国政府采购法实施条例》第十五条明确规定了编制采购需求的三个基本要求，即合规、完整、明确。作为一家专业的政府采购代理机构（以下简称代理机构），在收到采购人提供的采购需求或者协助采购人编制采购需求时，需要遵循法定程序，发挥专业优势，确保采购需求合规、完整、明确、可实现，让采购人在最短周期内，采购到最适配的货物、工程或服务。

李海燕：采购需求分析做得好与坏直接决定了项目采购的成败。对采购人而言，做好采购需求编制是实现“物有所值”目标的基础。清晰的采购需求能精准匹配到最优的供应商或方案，确保采购到的产品或服务真正解决业务痛点，实现资金使用效益最大化。对采购流程而言，是提升采购效率的保障。明确的采购需求能大幅减少后续澄清、质疑和投诉，保障项目顺利、高效推进，避免因需求模糊导致的流标、废标风险。对风险管理而言，科学的采购需求是防范风险的防火墙。它能从源头上规避排他性、倾向性条款，促进公平竞争，预防廉政风险。对市场而言，是优化营商环境的体现，能够促进行业健康发展。科学的采购需求能引导供应商进行良性竞争，让供应商比质量、比技术、比服务，而非仅仅拼价格。

段艳华：一方面，做好采购需求编制是为满足采购人业务需要。它能确保最终采购到的产品、工程或服务真正符合使用要求，避免“买非所用”。另一方面，从源头预防腐败和纠纷。“天价采购”“虚假采购” 等问题，往往源于具有模糊性、排他性甚至量身定做的采购需求，为减少权力寻租空间，应从源头上保障采购活动的公平、公正，从而大幅减少供应商的质疑和投诉。同时，对于供应商而言，除了能够保障充分竞争，还能降低交易成本。他们无须花费额外精力去揣摩“采购人到底想要什么”或担心其中是否有“猫腻”，可以更专注于提高方案质量和控制成本。

李萍：采购需求是发挥政策功能的重要抓手。以陕西来说，这里的制造业、中小企业、高校科研院所资源丰富，所以在编制采购需求时，我们会更加主动贯彻落实支持创新、绿色采购、促进中小企业发展等政策，让采购需求成为服务地方经济发展的催化剂。

主持人：合理明确的采购需求不仅是保障采购质量与效率的基础，也是实现“物有所值”目标、防范采购风险的关键。那么，在实践中，代理机构应如何帮采购人做好采购需求编制？

李萍：想要做好采购需求的调查分析工作，项目负责人必须具备“双吃透”能力。一是要“向上”吃透国家政策，严格履行《政府采购需求管理办法》。二要“向下”穿透业务场景，坚持“5W2H”工作法（Why—为什么；What—是什么；Where—何处；When—何时；Who—谁；How—怎么做；How much—多少），深入一线与最终用户沟通，洞察其根本业务痛点，将“业务语言”精准转化为“采购语言”，制定科学合理、厉行节约、规范高效、权责清晰的采购需求。在具体执行中，我们建立了标准化流程，使用专业工具。比如建立标准化的需求调研与论证流程，包括市场调研、专家论证会、书面确认等环节。同时，应用SMART原则（指在制定目标时，目标应该是具体的、可衡量的、可实现的、相关的和有时间限制的原则）、功能与性能需求清单、全生命周期成本（LCC）分析、工作分解结构（WBS）等现代化管理工具，确保需求清晰、合规、可执行、可考核，从源头上提升采购成功率与资金使用效益。

朱珍珍：通常在接手项目后，我们会与采购人进行多轮深入沟通，明确采购目标、使用场景、预算范围、技术参数、售后服务等关键要素。同时，我们会进行市场调研和法规政策梳理，确保采购需求既符合实际需要，又具备合规性和可操作性。

韦明剑：为做好采购需求代理，我们主要做好三方面工作。一是进行合规性审查，将法律法规明令禁止的内容，或者存在唯一性、排他性等条款内容向采购人提出核查意见，告知采购人可能存在的法律风险。如曾有采购人因当地供应商不缴纳社会保障金而提出删除依法缴纳社会保障资金材料的要求，违反政府采购法律法规以及《中华人民共和国社会保险法》等相关规定。还有采购人在采购包含第二类和第三类医疗器械设备的救护车时，在供应商资格条件中没有要求供应商应当取得医疗器械经营许可证，违反了政府采购法律法规以及《医疗器械监督管理条例》等相关规定。二是审查采购需求的完整性。根据政府采购有关规定，采购需求包括技术、商务要求。技术要求是指对采购标的的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全，或者服务内容和标准等。商务要求是指取得采购标的的时间、地点、财务和服务要求，包括交付（实施）的时间（期限）和地点（范围）、付款条件（进度和方式）、包装和运输、售后服务、保险等。如某学校采购50套台式电脑组建成一个多媒体教室，由于经办老师非常关注电脑主机配置要求，采购需求都是有关CPU、硬盘、主板、显卡、声卡的详细参数要求，却缺少显示器、电源、键盘鼠标等参数要求，最后只采购到50台主机。在实际实施采购过程中，我们遇到很多采购人提供的采购需求只包括技术要求，这些需求是不完整的。三是审查采购需求是否明确。很多采购人提供的采购需求中，出现类似“可”“可以”“可能”“可配”等模棱两可的字词，我们会跟采购人确认是否需要，若需要则建议修改为“具有”“具备”等明确词语；如果不需要，则建议采购人删除相关内容。

李海燕：采购需求分析并非简单的“记录员”工作，而是代理机构提供专业价值的起点，我们公司通常通过“三步法”来开展工作。一是深度访谈与调研，我们的项目团队会与采购人进行多轮、深入的沟通。目的不仅是了解他们“想要什么”，更要挖掘其“为什么需要”以及“最终要解决什么业务问题”。我们会全面了解项目的背景、预算、使用环境、现有设施、后期运维要求等。二是政策符合性审查与市场调研，在理解采购人意图的基础上，从政府采购法规政策角度进行合规性审查。同时，会开展市场调研，了解当前技术路线、主流产品、成熟方案、市场价格水平以及潜在供应商情况，确保需求既先进又可落地。三是专业化提炼与编制，将访谈和调研结果转化为专业、清晰、无歧义的采购需求文档。我们会运用专业知识和经验，将采购人的“想法”规范为技术参数、功能指标、服务标准、验收方式等招标文件的核心要素，确保需求合法、合规、完整、明确。

段艳华：代理机构在拿到项目时，首先做的是对照《政府采购需求管理办法》来审查需求文件的完整性和合法、合规性，通过与采购人沟通完善采购需求。从商务需求上，资格要求是否合理，是否与项目规模、复杂度匹配，交货/服务期要求是否切合实际，首付款比例、验收付款等条款是否公开，售后服务要求是否明确，响应时间、保修期限、内容是否具体。从技术需求上，性能、功能、参数、标准是否清晰，是否遗漏核心功能或必要配件，技术参数是否为通用标准，是否指向特定品牌、型号，过高、过低的参数是否与项目实际需要相符，评审因素是否与需求条款对应，权重设置是否合理等。在实践中，我们还要与采购人沟通，理解项目的最终目标和背后原因。代理机构不能只做“传声筒”，要多问“为什么”。例如：“为什么需要这个参数？”“这个功能具体用在什么场景？”“如果达不到会有什么影响？”通过提问，帮助采购人厘清真实、核心的需求，并通过市场调研验证需求的可行性、普遍性和市场价格水平。此外，还邀请行业技术专家提出参考意见，了解市场上有哪些主流品牌和供应商，他们的产品技术方案、商业模式如何。必要时实施需求论证，组织采购人、行业专家、潜在供应商（可选择性参加）召开论证会。共同探讨技术路线的可行性、商务条款的合理性，寻找可能存在的排他性、歧视性条款，优化需求方案。最后，将审查和分析后的需求，科学、准确地转化为采购需求。

主持人：各位嘉宾在协助采购人做好采购需求编制方面都进行了积极的探索，形成了丰富的经验。但要真正成为采购人的“需求伙伴”，各位认为还有哪些方面可以改进？

韩骏：目前，行业企业已经开始应用人工智能研究成果，协助开展需求调查工作。代理机构可以充分利用人工智能、大数据、区块链等新一代信息技术，通过分析历史投标信息、行业发展报告等数据信息，智能化解析行业发展趋势、市场竞争、后期运行及备品备件等情况，自动识别排他性表述，使采购需求更加精准、更加合规、更加高效。

韦明剑：云之龙咨询集团自主研发AI“政府采购数智化专家”，该系统的一个强大功能就是帮助采购人进行采购需求合规性审查。它能够帮助采购人发现采购需求中存在的唯一性、排他性等歧视描述，几秒钟时间就能快速给出专业性的合法合规调整建议，帮助采购人有效规避采购需求合规性问题。虽然，人工智能在政府采购领域已经初见成效，但是若成长到能成为一个拥有庞大知识库的行业专家，还需要一定时间，还需继续提升代理机构的人工智能专业能力。

李海燕：代理机构是“辅助者和专业顾问”，不能替代采购人进行决策。目前很多代理机构是在采购人已有初步意向甚至方案后才介入，错过了最佳需求规划期，建议推动代理机构或专业咨询机构更早地介入到项目的前期筹划阶段，从源头确保采购需求科学合理。同时，专业化工具和标准化建设不足，行业缺乏统一、高效的需求调研和分析工具，以及分行业的采购需求标准范本库。未来可以探索利用大数据、AI技术建立采购需求案例库和知识管理系统，为需求编制提供智能辅助。另外，目前很多采购需求还停留在“买东西”阶段，对于服务、工程等项目的需求，如何全面建立以目标和结果为导向的绩效指标体系，并将其贯穿于采购全过程，仍需大量探索和实践。采购需求管理是一项跨学科的复合型工作，要求从业人员既懂法律、采购流程，又懂技术、市场，还要具备出色的沟通、引导和项目管理能力。目前行业在此领域的专业人才非常稀缺。因此，无论是代理机构还是采购人单位，都需要高度重视复合型采购人才的培养和储备。代理机构应加强内部培训，建立专业技术团队，采购人单位也应设置专业的采购岗位，让具备“业务—市场—法规”三重知识体系的复合型人才来牵头采购需求管理工作。行业协会和高校也可以探索联合设立更专业的培训认证体系，为行业输送更多高质量人才。

李萍：一是强化“需求标准”建设。建议国家和省级层面能针对通用类产品、服务（如信息化系统、公车租赁等）出台更细化、更科学的需求标准范本，为采购人和代理机构提供更具操作性的指引。二是深化“专家智囊”作用，建立更稳定、更高质量的专业咨询专家库，并完善专家参与需求论证的激励机制，让真正的行业专家能深入、持续地为复杂项目提供技术支持。三是探索“数字化”工具应用，利用大数据和人工智能技术，开发采购需求分析辅助工具，为需求编制提供数据参考和风险提示，提升工作效率。

朱珍珍：建议行业更加重视采购需求编制。同时，建议代理机构从传统程序性服务向专业化咨询转型，真正成为采购人的“需求伙伴”，共同推动采购需求走向科学化、精细化。

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